Trong thời đại số hoá, ngành giao nhận vận tải quốc tế (Freight Forwarding) đang đứng trước yêu cầu cấp thiết về việc hiện đại hóa quy trình vận hành, đặc biệt là quản lý chứng từ – một yếu tố then chốt quyết định đến sự uy tín, tốc độ xử lý và tính chính xác trong mọi hoạt động xuất nhập khẩu. Trên nền tảng đó, phần mềm quản lý chứng từ Forwarder ra đời như một giải pháp công nghệ toàn diện, giúp các doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics và vận tải quốc tế gia tăng năng suất, giảm thiểu rủi ro và nâng tầm chuyên nghiệp.
Mục tiêu của phần mềm quản lý chứng từ Forwarder
Phần mềm quản lý chứng từ Forwarder không chỉ đơn thuần là công cụ số hóa dữ liệu, mà còn là một hệ thống vận hành tinh gọn, thiết kế riêng cho nhu cầu của các công ty logistics. Dưới đây là những mục tiêu cốt lõi:
Số hóa toàn diện quy trình chứng từ
Thay vì lưu trữ chứng từ trên giấy, phần mềm giúp chuyển toàn bộ dữ liệu sang dạng số, dễ dàng lưu trữ, truy xuất và chia sẻ nhanh chóng.
Tăng tính chính xác, giảm lỗi thao tác thủ công
Tự động hóa các bước nhập liệu và xử lý giúp giảm thiểu sai sót do yếu tố con người, đồng thời đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
Nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc
Nhân viên chỉ cần vài thao tác là có thể hoàn tất các bước xử lý hồ sơ, thay vì mất nhiều giờ để kiểm tra chứng từ và đối chiếu thủ công.
Dễ dàng tra cứu và theo dõi từng lô hàng
Hệ thống hỗ trợ tra cứu nhanh theo mã vận đơn, khách hàng, loại chứng từ..., đồng thời theo dõi được tiến độ xử lý của từng lô hàng theo thời gian thực.
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý chứng từ Forwarder
Được thiết kế dành riêng cho ngành Freight Forwarding, phần mềm cung cấp loạt tính năng đáp ứng mọi nhu cầu thực tế:
Quản lý hồ sơ vận đơn (HBL/MBL)
Phần mềm lưu trữ đầy đủ thông tin liên quan đến House Bill và Master Bill, hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi chi tiết từng lô hàng, khách hàng và tuyến vận chuyển.
Lưu trữ chứng từ điện tử thông minh
Tất cả các loại chứng từ quan trọng như Invoice, Packing List, B/L, C/O, manifest, booking, chứng từ hải quan… đều được số hóa và lưu trữ an toàn, có thể upload/tải về nhanh chóng.
Tích hợp quy trình làm việc nội bộ
Hệ thống hỗ trợ phân quyền cụ thể theo chức năng (nhân viên chứng từ, kế toán, giao nhận…), theo dõi từng bước công việc từ booking – lấy chứng từ – giao nhận – thanh toán…
Tìm kiếm và xuất báo cáo linh hoạt
Tìm kiếm dữ liệu theo số vận đơn, mã khách hàng, loại chứng từ, thời gian xử lý... chỉ trong vài giây. Đồng thời, phần mềm hỗ trợ xuất báo cáo theo ngày, tuần, tháng nhằm phục vụ việc kiểm soát và lập kế hoạch kinh doanh.
Nhắc việc và cảnh báo thời hạn tự động
Các mốc thời gian như ngày cut-off, lịch tàu, hạn nộp chứng từ... đều được hệ thống tự động nhắc qua email, thông báo hoặc hiển thị dashboard – giúp tránh trễ deadline và sai sót đáng tiếc.
Bảo mật cao và phân quyền rõ ràng
Phần mềm thiết lập phân quyền người dùng chặt chẽ, đồng thời lưu trữ dữ liệu trên nền tảng cloud với mức độ bảo mật cao, giúp tránh rò rỉ thông tin và đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp.
Lợi ích mà phần mềm quản lý chứng từ mang lại
Việc ứng dụng phần mềm trong quy trình vận hành mang đến lợi ích đa chiều cho các công ty Forwarder và doanh nghiệp logistics:
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Thay vì tốn thời gian tìm kiếm, đối chiếu và lưu trữ thủ công, nhân viên có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong cùng một khoảng thời gian.
Tăng khả năng kiểm soát nội bộ
Từ quản lý quy trình làm việc đến phân tích hiệu suất, phần mềm cung cấp dữ liệu chính xác giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh và đúng đắn.
Giảm thiểu rủi ro mất chứng từ
Không còn tình trạng thất lạc giấy tờ, thiếu file, sai thông tin gây ảnh hưởng đến việc thông quan hay thanh toán.
Nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp
Sự minh bạch, chính xác và xử lý nhanh chóng trong quy trình chứng từ giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín cao trong mắt khách hàng và đối tác quốc tế.
ANDIN JSC – Đơn vị tiên phong cung cấp phần mềm chứng từ logistics tại Việt Nam
Với sứ mệnh số hóa ngành logistics, ANDIN JSC đã đầu tư nghiên cứu và phát triển phần mềm quản lý chứng từ Forwarder chuyên biệt cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, giao nhận vận tải quốc tế.
Chúng tôi không chỉ cung cấp phần mềm, mà còn đồng hành với khách hàng trong suốt quá trình triển khai – từ tư vấn giải pháp, đào tạo nhân sự đến bảo trì và cập nhật định kỳ.
Đăng ký demo và nhận tư vấn miễn phí ngay hôm nay
Đừng để doanh nghiệp của bạn tụt lại phía sau trong làn sóng số hóa ngành logistics. Hãy để phần mềm quản lý chứng từ Forwarder của ANDIN JSC giúp bạn tối ưu vận hành – nâng cao hiệu quả – phát triển bền vững.
Hotline: 0964976898
Website: https://andinjsc.com
Email: info@andinjsc.com
ANDIN JSC – Giải pháp số cho ngành logistics hiện đại!