Doanh nghiệp vận tải thường gặp khó khăn khi muốn tối ưu chi phí nhiên liệu và kiểm soát định mức tiêu hao trên từng chuyến: số dầu thực tế không khớp với sổ sách, lái xe khai báo không đồng nhất, và không có hệ thống theo dõi liên tục để đối soát. Giải pháp phải liên thông giữa điều vận, chuyến xe, lệnh vận chuyển và quản lý công nợ để phản ánh chi phí nhiên liệu theo từng đơn hàng hoặc container. Ngoài ra, việc đồng bộ dữ liệu từ app lái xe logistics và thiết bị định vị giúp so sánh tiêu hao thực tế với định mức, phục vụ đánh giá hiệu suất lái xe và lập báo cáo cho ban lãnh đạo.
Vấn đề thực tế doanh nghiệp thường gặp
- Khó kiểm soát số dầu thực tế theo từng chuyến, gây sai lệch báo cáo chi phí và lợi nhuận.
- Quản lý nhiều chuyến xe và lệnh vận chuyển rời rạc, thiếu liên kết với dữ liệu nhiên liệu.
- Đội xe có cả xe container và xe thường, cần công cụ cho phần mềm quản lý vận tải container và quản lý xe nội bộ.
- Thiếu cơ chế đánh giá hành vi và tiêu hao của lái xe qua phần mềm quản lý lái xe hoặc app lái xe logistics.
- Khó đối soát công nợ phát sinh liên quan đến nhiên liệu nếu chưa tích hợp phần mềm quản lý công nợ vận tải.
Giải pháp kỹ thuật để theo dõi số dầu thực tế và định mức từng chuyến
Để theo dõi chính xác cần một hệ thống trung tâm cho phép ghi nhận và đối chiếu nhiều nguồn dữ liệu: sổ lương nhiên liệu, dữ liệu từ thiết bị định vị, chứng từ mua dầu, và báo cáo từ lái xe. Một phần mềm TMS tích hợp với app lái xe logistics và đầu đọc thẻ nhiên liệu sẽ giúp tự động hóa việc ghi nhận số dầu thực tế theo từng chuyến xe và lệnh. Với xe container, phần mềm quản lý xe container và phần mềm quản lý vận tải container cần có thêm module theo dõi cước, bãi, và chi phí nhiên liệu phân bổ theo container.
Đối với doanh nghiệp vận tải đa dạng, một nền tảng tích hợp còn phải hỗ trợ phần mềm điều vận xe để tối ưu lộ trình, giảm quãng đường không tải và cải thiện tiêu hao nhiên liệu. Các công cụ phần mềm quản lý đội xe và phần mềm quản lý chuyến xe giúp lập định mức tiêu hao theo loại xe, tuyến đường và đặc thù hàng hóa. Nếu hoạt động có yếu tố trucking quốc tế hoặc đa miền, phần mềm trucking tương thích chuẩn sẽ cần thiết.
Lợi ích khi triển khai hệ thống theo dõi nhiên liệu và định mức
- Tối ưu chi phí: xác định chính xác điểm mất mát nhiên liệu và tối ưu lộ trình.
- Nâng cao minh bạch: số liệu nhiên liệu theo chuyến giúp đối soát với chứng từ và hợp đồng.
- Đánh giá hiệu suất lái xe: căn cứ cho chính sách thưởng-phạt công bằng thông qua phần mềm quản lý lái xe.
- Tích hợp công nợ: liên kết với phần mềm quản lý công nợ vận tải để thanh toán và kiểm soát chi phí nhiên liệu.
- Quản lý đa dạng phương tiện: phù hợp cả với phần mềm quản lý xe container và đội xe thông thường.
Quy trình áp dụng tại doanh nghiệp (mẫu)
- Khảo sát hiện trạng: ghi nhận nguồn dữ liệu, quy trình lệnh và điểm chốt nhiên liệu.
- Thiết kế chỉ số: xác định định mức tiêu hao theo loại xe, tuyến và điều kiện vận hành.
- Triển khai tích hợp: kết nối phần mềm quản lý lệnh vận chuyển, phần mềm quản lý chuyến xe, thiết bị GPS và app lái xe logistics.
- Chạy thử và hiệu chỉnh: chạy song song với quy trình cũ để so sánh số liệu, điều chỉnh định mức.
- Vận hành chính thức: đưa vào quy trình điều vận bằng phần mềm điều vận xe và giám sát qua dashboard TMS.
Khi nào tìm hiểu Quản lý vận tải miễn phí và giới hạn cần biết
Người tìm cụm Quản lý vận tải miễn phí thường muốn bắt đầu nhanh, tiết kiệm chi phí ban đầu hoặc thử nghiệm tính năng. Những công cụ miễn phí hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ, chạy ít tuyến và chưa cần tích hợp sâu. Tuy nhiên, giới hạn phổ biến bao gồm: thiếu tính năng tùy biến theo nghiệp vụ, không hỗ trợ tích hợp thiết bị và thiếu khả năng mở rộng khi đội xe và khối lượng lệnh tăng. Khi doanh nghiệp cần liên kết quản lý công nợ, theo dõi container phức tạp hoặc tự động hóa điều vận, câu trả lời thường là đầu tư vào hệ thống may đo hoặc phần mềm quản lý vận tải chuyên sâu.
Tiêu chí chọn phần mềm cho theo dõi nhiên liệu và định mức
- Tích hợp đa nguồn dữ liệu: GPS, thẻ nhiên liệu, app lái xe logistics và chứng từ điện tử.
- Hỗ trợ nghiệp vụ vận tải: phần mềm quản lý lệnh vận chuyển, phần mềm quản lý đội xe và phần mềm quản lý công nợ vận tải.
- Khả năng mở rộng: tương thích với phần mềm TMS, phần mềm logistics và các module container/trucking.
- Báo cáo theo chuyến và theo lái: cho phép điều chỉnh định mức và chính sách lái xe.
- Hỗ trợ triển khai và đào tạo tại chỗ: ưu tiên nhà cung cấp có quy trình khảo sát nghiệp vụ.
FAQ
1. Dữ liệu nhiên liệu nên thu thập từ đâu?
Từ các nguồn: thẻ nhiên liệu, biên nhận kho, dữ liệu OBD/telematics và app lái xe logistics để đối chiếu.
2. Công ty nhỏ có nên bắt đầu bằng Quản lý vận tải miễn phí?
Có thể dùng để thử nghiệm quy trình, nhưng chuẩn bị kế hoạch nâng cấp khi nhu cầu tích hợp và báo cáo tăng.
3. Làm sao liên kết số dầu theo chuyến với công nợ?
Cần phần mềm quản lý công nợ vận tải hoặc module công nợ trong phần mềm quản lý vận tải để tự động sinh bút toán theo chứng từ nhiên liệu.
4. Có cần phần mềm TMS nếu chỉ quan tâm nhiên liệu?
Nếu doanh nghiệp có nhiều tuyến, nhiều loại phương tiện và yêu cầu tối ưu lộ trình thì phần mềm TMS sẽ mang lại hiệu quả lớn hơn so với công cụ đơn lẻ.
Kết luận: việc theo dõi số dầu thực tế và lập định mức từng chuyến yêu cầu giải pháp tích hợp giữa điều vận, quản lý chuyến, app lái xe và module công nợ. Để được khảo sát nghiệp vụ chi tiết, tư vấn giải pháp phù hợp và thiết kế phần mềm quản lý vận tải theo quy trình doanh nghiệp, hãy liên hệ ANDIN để chúng tôi khảo sát thực tế và đề xuất lộ trình triển khai phù hợp.
